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Vollständige Integration der Verwaltung von Non-Book-Artikeln

Leser? Fan? Facebooker und aktiv in Foren? Will alles, was seine Interessen berührt? – Sprechen Sie den vielgesichtigen modernen Endnutzer an

Um das Interesse des heutigen Endnutzers zu wecken und möglichst lange zu halten, der seine Freizeit mit einer großen (und stets wachsenden) Menge einer Vielzahl von miteinander konkurrierenden Produkten, Formaten und Kanälen verbringt, wird es für Verlage und Medienunternehmen unerlässlich, Grenzen zwischen Genres, ehemals getrennten Zielgruppen und ganzen Produktwelten zu durchbrechen.

Lance Fensterman, Senior Vice President bei Reed Exhibitions (USA) und weltweit verantwortlich für die erfolgreichen ReedPOP-Veranstaltungen, war dieses Jahr beim Publishers‘ Forum in Berlin zu Gast. Dort sagte er: „Das E2E-, das End-to-end-, Movement erobert unermüdlich, Tag für Tag, neue Sektoren, Produkte und also Kunden für sich. Verlage, Autoren, Verkäufer und Leser werden von dieser Entwicklung, wie Leser sich mit Büchern verbinden, nicht verschont bleiben. Das E2E-Movement, beispielsweise durch die Kultivierung von passionierten Fan-Communities angetrieben, wird die Publishing-Welt beeinflussen.“

Ein wesentliches Element dafür, passionierten Fans – die nicht mehr nur Leser von Büchern sind – möglichst all das zu geben, was sie möchten, und dadurch ihre Loyalität zu gewinnen, die sich den entsprechenden Netzwerken dann weiter verbreitet, ist die Möglichkeit, Produkte ‚jenseits des Content‘, ob digital oder haptisch, anzubieten: zum Beispiel Non-Book-Artikel, die dabei helfen, eine attraktive, langlebige und vielseitige Welt um das Gefühl rund um einen bestimmten (Buch-)Inhalt herum aufzubauen.

Andere Märkte, andere Sitten: Holen Sie Non-Books ins Boot

„Mit Büchern verbinden“: Merchandising und der Vertrieb von Buch- bzw. inhaltebezogenen Produkten wie (digitalen oder haptischen) Spielen, Spielzeug oder Stofffiguren, die die Figuren aus den Inhalten darstellen bzw. enthalten, erfordern Software-Unterstützung für eine ganz andere Art von Prozessen als zum Beispiel die Arbeit in wissenschaftlichen oder Universitätsverlagen.

Ein Beispiel ist das Saisongeschäft inklusive der Möglichkeit, Saisonartikel gebündelt zu einem bestimmten Termin auszuliefern: Die Produkte können das ganze Jahr über bestellt werden, die Lieferung erfolgt jedoch erst passend zur Saison. Andere wichtige Elemente von Non-Book-Angeboten sind natürlich die Disposition, Reservierung und Bestandszuteilung, Kontingente, die Strukturpflege von (mehrstufigen) Sets oder die Integration von (internationalen) Auftragnehmern und Dienstleistern, inklusive dem korrekten Regeln von Zoll-Angelegenheiten und dem Erfüllen von Standards und Erfordernissen, die in anderen Ländern gelten.

Prinzessin Lillifee (C) Coppenrath Verlag, MünsterBislang gab es kein ERP-System für Verlagsprozesse, das die Verwaltung von Non-Book-Artikeln vollständig in den modernen Workflow eines zentralen Systems integrieren konnte, das auf einer einzigen Datenbank fußt. Mit der Version 10.11 der Rich-Client-Lösung von Klopotek ist dies nun möglich. Der Coppenrath Verlag, u.a. bekannt für zahlreiche Produkte um die Prinzessin Lillifee, setzt sie ein. Einige Beispiele zentraler Prozesse – und wie sie unterstützt werden – haben wir hier für Sie ausgewählt.

Auftragnehmer und Lieferanten integrieren

Auftragnehmer einbinden

Auftragnehmer einbinden

Ein zentrales Element der Ausweitung des Angebots auf ‘verlagsferne’ Artikel als Verlag besteht darin, dass Vertriebs- und Logistikprozesse unterstützt werden müssen, bei denen verschiedene, rechtlich eigenständige Firmen eigene Produkte sowie Produkte anderer Firmen an unterschiedliche Kundengruppen vertreiben, ohne die dazu notwendigen Bestände vorher erwerben zu müssen.

In Klopotek können Sie eine Organisationseinheit ‘Auftragnehmer’ für die Auftragsbearbeitung festlegen. Der Auftragnehmer ist der direkte Ansprechpartner für den Kunden. Er nimmt Aufträge für eigene und/oder fremde Produkte entgegen und wickelt diese in eigenem Namen ab.

 

 

Teilzahlungen in Lieferantenaufträgen

Teilzahlungen in Lieferantenaufträgen

Bei Lieferantenaufträgen (Herstell-, Marketing- und Materialaufträgen) z.B. nach Fernost kann es notwendig sein, Teilzahlungen zu leisten (z.B. Pro-Forma-Rechnungen, Vorschüsse oder Restzahlungen). Teilzahlungen werden im Klopotek System fiskalisch nicht bewertet; sie sind Aufgabe der Finanzbuchhaltung. Es muss jedoch ein Informationsaustausch über Anzahl und Höhe der Teilzahlungen sowie deren Vollzug zwischen dem Klopotek System und dem jeweiligen Finanzsystem erfolgen. Die Finanzbuchhaltung kann so einschätzen, zu welchem Zeitpunkt welcher Geldbetrag benötigt wird, und die Herstellungsabteilung hat die Möglichkeit, im Klopotek System zu kontrollieren, ob Teilzahlungen rechtzeitig ausgeführt wurden.

Es steht eine Schnittstelle für den Export von Teilzahlungen an Ihr Finanzsystem zur Verfügung, die alle für den Export notwendigen Daten enthält: Zahlungsanlass, Fälligkeitsdatum, Betrag (in Auftragswährung), Referenznummer und Belegdatum. Und ein Message-Based-Service – ‚Teilzahlungen Adapter (IN)‘ – verarbeitet eingehende XML-Nachrichten mit Daten zu geleisteten Teilzahlungen in Lieferantenaufträgen.

Lieferantenaufträge als Angebotsanfragen

Lieferantenaufträge als Angebotsanfragen

Zur Unterstützung für Ihren Entscheidungsfindungs-Prozess können zu Lieferantenaufträgen (Herstell-, Marketing- und Materialaufträgen) Angebotsanfragen an mehrere Lieferanten gesendet werden. Die eingegangenen Angebote der Lieferanten werden gespeichert. Nachdem Sie die Angebote verglichen haben, entscheiden Sie sich für einen Lieferanten, der den Auftrag erhält, und wandeln die Angebotsanfrage in einen Lieferantenauftrag um. Für die Angebotsanfragen steht Ihnen eine MS Word®-Vorlage für den Seriendruck zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können, und darüber hinaus ein Stylesheet für die Erstellung von XML-Dokumenten.

Mengen- und Wertentlastung von Aufträgen in einem Schritt: Fällt in Ihrem Unternehmen die Mengen- und Wertentlastung von Auftragspositionen zeitlich und organisatorisch zusammen, können Sie die Mengen- und Wertentlastung in dem Modul ‚Eingangsrechnungen‘ in einem Schritt durchführen. Die Mengenentlastung muss nicht separat vor der Wertentlastung durchgeführt werden, wodurch Sie effizienter arbeiten können.

Bestellungen verwalten

Sperren oder freigeben: Übersicht über eingegangene Aufträge

Sperren oder freigeben: Übersicht über eingegangene Aufträge

Als großes Unternehmen mit vielen Aufträgen ist es sinnvoll, dass Sie sich vor der automatischen Verarbeitung einen Überblick darüber verschaffen, welche Aufträge zur Fakturierung anstehen. Klopotek bietet hierfür ein Kontrollinstrument sowie die Möglichkeit einer Bearbeitung von Aufträgen und Gutschriften.

In der ‚Auftragseingangsübersicht‘ werden Ihnen alle neu erfassten, generierten bzw. importierten Bestell- und Gutschriftsaufträge angezeigt, die noch nicht von der Fakturierung verarbeitet wurden oder die mit einer Sperre versehen sind. Sie können diese Aufträge direkt in der Übersicht für die nachfolgende Verarbeitung sperren bzw. entsperren und zur Bearbeitung das jeweilige Auftragsformular direkt öffnen.

Die Auslieferung zielgerecht auslasten: Übersicht über offene Aufträge

Die Auslieferung zielgerecht auslasten: Übersicht über offene Aufträge

Sie können aus der Übersicht ,Offene Aufträge' gezielt bestimmte, noch nicht fakturierte Aufträge auswählen, den gewünschten Fakturumfang definieren und für diese Auswahl den Fakturlauf starten. Sie erhalten eine klare Übersicht über die noch offenen Aufträge, können die Auftragsbearbeitung schneller und gezielter durchführen, und Ihre Auslieferung durch eine optimierte Steuerung des Packvolumens zielgerecht auslasten.

,Offene Aufträge' macht es leichter, den Grund für noch nicht durchgeführte Fakturierungen und Gründe für Fehler zu finden. Auch das gezielte Fakturieren, etwa um ,Schnellläufer' auf den Weg zu bringen oder das Saisongeschäft optimal zu bedienen, sind einfach möglich.

Auftragsbestätigungen und Angebote per E-Mail

Auftragsbestätigungen und Angebote per E-Mail

Bei der Auftragserfassung haben Sie im Klopotek System die Möglichkeit, nach dem Telefonat mit einem Kunden eine Auftragsbestätigung oder ein Angebot zu erzeugen und per E-Mail direkt an den Kunden zu senden. Die Auftragsbestätigung bzw. das Angebot enthält Angaben zur Verfügbarkeit und zu Preisen der gewünschten Produkte, die über die Berechnungsfunktionalität im System ermittelt werden. Ein PDF wird erzeugt, das automatisch an die E-Mail angehängt und in Ihrem Dateisystem abgelegt wird.

Bestände managen

Reservieren Sie: Disposition

Reservieren Sie: Disposition

Mit der Disposition und den daraus resultierenden Mechanismen zur Reservierung und Zuteilung von Beständen können

  • Mengen für Kunden(gruppen) unabhängig von Aufträgen reserviert (Kontingente),
  • Reservierungen bereits vor dem Wareneingang im Lager (das heißt unabhängig von vorhandenem Bestand) vorgenommen,
  • künftig geplante Mengen mit einbezogen,
  • Bestände unabhängig von der Priorität eines Auftrags sowie künftige Produktionen auf Ebene der Anlieferungen zugeteilt
  • und Anlieferungen freigegeben werden.

Kontingente einrichten

Kontingente einrichten

Für die auftragsunabhängige Reservierung von Beständen und/oder geplanter Produktionsmengen können Sie Kontingente einrichten. Bei jedem bestandsgeführten Vertriebsprodukt kann je Auflage / Druck / Anlieferung und Kontingentgruppe ein Kontingent eingerichtet werden, indem Sie die Menge angegeben, die dafür reserviert werden soll.

Kontingentgruppen bündeln die Kontingente für Gruppen von Kunden. Bei jedem Kunden kann eine Kontingentgruppe angegeben werden, aus deren Kontingenten der Kunde vorrangig bedient wird.

Die Verfügbarkeit prüfen und reservieren

Die Verfügbarkeit prüfen und reservieren

Die Menge einer Position kann reserviert werden, wenn die Restmenge des Kundenkontingents (Kontingent des Produkts in der dem Kunden zugeordneten Kontingentgruppe) abzüglich der daraus bereits reservierten Menge größer als die zu reservierende Menge ist.

Ist dies nicht der Fall, aber die Restmenge des Kontingents ‚Standard‘ (abzüglich der dort bereits reservierten Menge) reicht für den Teil der zu reservierenden Menge, der nicht aus dem primären Kontingent reserviert werden kann, so kann ebenfalls reserviert werden.

In diesem Fall werden die entsprechenden Teilmengen in dem jeweiligen Kontingent reserviert. Reicht auch der Rückgriff auf das Kontingent ‚Standard‘ nicht aus, so kann die Menge nicht reserviert werden.

In der Auftragsposition wird die Menge als verfügbar angezeigt, wenn sie kleiner oder gleich der verfügbaren Menge des Kundenkontingents zuzüglich der verfügbaren Menge des Kontingents ‚Standard‘ ist.

Vorbei? Abgelaufene Angebote und Proformas

Vorbei? Abgelaufene Angebote und Proformas

Auftragspositionen von Angeboten und Proformas werden wie normale Bestellpositionen disponiert, solange sie nicht beendet wurden. Ein Batchverfahren prüft für alle noch offenen Angebote und Proformas, ob die Angebotsfrist (zuzüglich einer konfigurierbaren Anzahl von Karenztagen) abgelaufen ist.

Wenn dies der Fall ist, storniert es die entsprechenden Bestellungen. Diese werden dann nicht mehr disponiert und die dafür vorher disponierte Menge wird wieder verfügbar.

Beweglich? Prüfung bei Lagerbewegungen

Beweglich? Prüfung bei Lagerbewegungen

Bei Umbuchungen von der Bestandsart 'Frei verfügbarer Bestand' auf andere Bestandsarten prüft das System, dass die Menge der Umbuchung nicht größer ist als die frei verfügbare Menge im Kontingent 'Standard', die nicht reserviert ist. Ist die Bedingung nicht erfüllt, gibt das System eine Warnung aus.

Chargen verfolgen

Chargen verfolgen

Im Klopotek System stellt die ‚Charge‘ die Kombination von Auflagen-, Druck- und Anlieferungsnummer eines Produkts dar, die beim Wareneingang erfasst wird. Die Charge und das Datum des Wareneingangs sind mit den Mengen und Lagerplätzen verknüpft, auf denen die Charge eingelagert wird. Diese Chargeninformationen bleiben auch bei Umlagerungen mit der Produktmenge auf dem neuen Lagerplatz verknüpft, solange diese dort eindeutig sind.

Anhand dieser Chargeninformationen kann für einen Großteil der Lagerplätze die Charge der dort lagernden Produkte bestimmt werden. Im Falle einer bereits eingelagerten fehlerhaften Produktion können Sie für einen Großteil der Gesamtmenge ermitteln, wo welche Teilmengen liegen.

Vorablieferungen geringer Mengen

Vorablieferungen geringer Mengen

Damit bei Vorablieferungen geringer Mengen (zum Beispiel von Vertretermustern), die nicht als geplante Anlieferungen angelegt sind, durch die entsprechende Wareneingangsbuchung nicht die erste Anlieferung quittiert und dadurch der Druck zum aktuellen Druck wird, kann Ihr Systemadministrator für diese Art von Vorablieferungen spezielle Wareneingangsbuchungen einrichten.

Sets zusammenstellen

Perfekt packen: interne und externe Set-Fertigung

Perfekt packen: interne und externe Set-Fertigung

Besonders im Non-Book-Bereich spielt die Setanfertigung eine wichtige und – vor allem bei geänderten Paket-Zusammenstellungen – arbeitsintensive Rolle. Klopotek bietet sowohl für die interne als auch für die externe Konfektionierung von Sets Software-Support.

Klopotek automatisiert den Set­-Fertigungsvorgang sowohl für das eigene Lager als auch für den Fall, dass externe Dienstleister miteinbezogen sind. Beim Anschluss letzterer spielt es keine Rolle, ob die externe Set-Fertigung mit bereits im Lager vereinnahmten Set-Bestandteilen erfolgt oder nicht: Beide Varianten werden unterstützt.

Freies Kombinieren: Sets in Sets

Freies Kombinieren: Sets in Sets

Sie haben mit Klopotek die Möglichkeit, einem Set nicht nur Produkte, sondern auch Sets als Bestandteile zuzuordnen. Für die Schachtelungstiefe von Sets in Sets gibt es keine Einschränkungen. Dies vereinfacht Ihnen zum einen den Aufbau und die Pflege komplexer Produktstrukturen.

Mehrstufige Sets ermöglichen es Ihnen zum anderen, flexibel zu agieren, da die Steuerung der Preisermittlung, Rabattermittlung, Lagerhaltung und Darstellung auf den Belegen auf Ebene der einzelnen Sets erfolgt. Die einzelnen Parameter werden rekursiv ausgewertet.

Verarbeitung mehrstufiger Sets

Verarbeitung mehrstufiger Sets

Bei der Verarbeitung einer Auftragsposition, die ein Set enthält, werden zu den Bestandteilen des Sets rekursiv Unterpositionen erzeugt. Die Mengen werden jeweils als Produkt aus der Menge der nächsthöheren Ebene und der Menge der Bestandteile im Set errechnet.

Wenn ein Set Y selbst Bestandteil eines anderen Sets X ist und bei den Setbestandteilen von Set Y in Set X einige Exemplare nicht berechnet werden sollen, sind die Exemplare der Setbestandteile, die in Set Y unberechnet sein sollen, auch innerhalb von Set X alle kostenlos.

Teillieferung von Setbestandteilen bei vorkommissionierten Sets

Teillieferung von Setbestandteilen bei vorkommissionierten Sets

Für als ‚vorkommissioniert‘ gekennzeichnete Sets kann eingestellt werden, dass diese – abhängig von ihrer Kombination aus Lokation, Lieferstatus und Hinweisschlüssel – bei nicht ausreichendem Bestand des Sets automatisch wie nicht vorkommissionierte Sets behandelt werden und damit Teillieferungen von einzelnen Bestandteilen des Sets möglich sind.

Zusätzlich können Sie Setbestandteile als optional kennzeichnen (zum Beispiel Lesezeichen). Ist für die optionalen Setbestandteile nicht ausreichend Bestand vorhanden, wird das Set ohne diese optionalen Bestandteile geliefert und fakturiert. Die Setunterpositionen für die nicht lieferbaren optionalen Bestandteile werden auf 'endgültig nicht fakturierbar' gesetzt und der Kunde erhält eine entsprechende Mitteilung.

Sortierung der Set-Struktur nach ISBN/Bestellnummer

Sortierung der Set-Struktur nach ISBN/Bestellnummer

In Klopotek bestimmt bei Sets die Ordnungsnummer die Reihenfolge, nach der ein Set in seine Bestandteile aufgelöst wird.

Ihr Administrator kann aber auch festlegen, dass statt der Ordnungsnummer die ISBN (bzw. die Bestellnummer, falls keine ISBN vorhanden ist) für die Sortierung der Setbestandteile auf dem Beleg verwendet wird.

Anzeige der Menge der Verpackungs-Einheiten in der Set-Struktur

Anzeige der Menge der Verpackungs-Einheiten in der Set-Struktur

Bei der Pflege einer Setstruktur können Sie die Anzahl der Verpackungseinheiten für einen Setbestandteil angeben:

Im Setfertigungsauftrag werden Ihnen bei den Setbestandteilen sowohl die Anzahl der Verpackungseinheiten, als auch die Gesamtmenge der Verpackungseinheiten angezeigt, die benötigt werden, um das Set zu konfektionieren. (Diese Angaben werden auf dem Konfektionierauftrag ausgedruckt.)

Das Lager verwalten

Produktbezogene Inventur

Produktbezogene Inventur

Zusätzlich zur optionalen Einschränkung auf Teilbereiche des Lagers können Sie Inventuren optional auch auf ein Produkt oder eine Liste von Produkten einschränken. Es können für ein oder mehrere Produkt(e) Inventuren ausgeführt werden, die alle Lagerplätze umfassen, auf denen diese Produkte lagern.

Bei der Eröffnung einer Inventur können Sie diese auf einen Teilbereich des Lagers, auf ein oder mehrere Produkt(e) oder auf einen Teilbereich des Lagers und auf ein oder mehrere Produkt(e) einschränken. Das System ermittelt die relevanten Lagerplätze und nimmt diese in die Zählliste auf. Diese Lagerplätze sind dann für Lagerbuchungen gesperrt, bis die Inventur abgeschlossen ist.

Wenn es ganz genau sein soll … Inventuren für Teilbereiche von Regalen: Um die Prozesse einer kontinuierlichen Inventur optimal zu unterstützen, können Sie differenzierter festlegen, für welche Bereiche von Lagerplätzen die Inventur eröffnet werden soll. Sie haben die Möglichkeit, Teilinventuren nur für Teilbereiche eines Regals (Fach und Etage) zu eröffnen.

Wenn sich der Wirtschaftsprüfer meldet: Report ‚Lagerfortschreibung‘

Wenn sich der Wirtschaftsprüfer meldet: Report ‚Lagerfortschreibung‘

Der Report ‚Lagerfortschreibung‘ dient dem Nachweis der durchgeführten Inventuren und des Buchbestandes zum Bilanzstichtag gegenüber dem Wirtschaftsprüfer. Er kann aber auch zu internen Prüfzwecken verwendet werden.

Der Report kann jeweils für ein Lager und einen Stichtag (Monatsultimo) abgerufen und optional auf die Produkte einer Firmengruppe eingeschränkt werden. Der Stichtag wird mit dem Datum des letzten Monatsabschlusses vorbelegt.

Intensive Verkaufsphasen planen

Frohe Weihachten: Saison-Artikel

Frohe Weihachten: Saison-Artikel

Saisongeschäfte mit fest geplanten Terminen sind Phasen mit besonders intensiven Verkaufsaktivitäten und besonders hohen Umsätzen. Sie finden zu bestimmten Anlässen statt, z.B. zu Ostern, Weihnachten oder zum Muttertag. Mit Ihrem Unternehmen planen Sie für diese Termine bestimmte Aktionen und platzieren spezielle Angebote.

Sie haben die Möglichkeit, Produkte als Saisonartikel für Saisongeschäfte zu kennzeichnen. Darüber hinaus können Sie mit einem Selektionskriterium saisonale Produktlisten erstellen und diese mit Hilfe von Stylesheets für unterschiedliche Zwecke weiterverarbeiten.

'Just in time' - Lieferung perfekt zum Ereignis: Saisonartikel bestellen

'Just in time' - Lieferung perfekt zum Ereignis: Saisonartikel bestellen

Produkte, die Sie im Klopotek System als ‚Saisonartikel‘ gekennzeichnet haben, können von Ihren Kunden zeitlich uneingeschränkt bestellt werden. Diese Produkte werden jedoch bis zu einem von Ihnen definierten Termin zurückgehalten und erst passend zur jeweiligen Saison gebündelt geliefert (auch wenn die Produkte zum Zeitpunkt der Bestellung bereits vorrätig sind).

Zusätzlich erhält der Kunde eine Nachricht mit Informationen zum konkreten Liefertermin.

Aufträge, für die eine Vorablieferung stattfinden soll, werden auch dann fakturiert, wenn sie Saisonartikel enthalten. Das bedeutet, dass das System Aufträge vor dem Erstversand liefert, wenn Bestand vorhanden ist, auch wenn sie außerhalb des Zeitrahmens liegen, den Sie für die jeweilige Saison definiert haben.

Sonderangebot: Aktionsrabatt als Mindestrabatt

Sonderangebot: Aktionsrabatt als Mindestrabatt

Im Klopotek System haben Sie die Möglichkeit, für Produkte einen Mindestrabattsatz in Form eines Aktionsrabatts vorzugeben.

Dieser Rabattsatz wird dann bei Kunden, die für den Aktionsrabatt zugelassen sind und für die normalerweise ein niedrigerer Rabattsatz gilt, angewendet.

Zollzahlungen und internationalen Warenverkehr regeln

Grenzüberschreitend: Warenverzeichnis Zoll und Zollsatz

Grenzüberschreitend: Warenverzeichnis Zoll und Zollsatz

Wenn Sie Ihre Produkte im Ausland produzieren, fallen für den Import natürlich Zölle an. Diese Zölle werden durch die sogenannte ‚Zolltarifnummer‘ klassifiziert und erhalten je nach Bezugsland einen unterschiedlichen Zollsatz.

Damit Sie die in Rechnung gestellten Einfuhrzölle schnell überprüfen können, stehen Ihnen in Klopotek die Zolltarifnummer (Warenverzeichnis Zoll) sowie der zugehörige Zollsatz für den vertrieblichen Import Ihrer Produkte zur Verfügung.

Bei Lieferantenaufträgen exportiert ein Message-Based-Service-Adapter (XML) die Zolltarifnummer für den Import des jeweiligen Produkts (Warenverzeichnis Zoll Import) sowie den Zollsatz (Steuersatz Import) als Teil der Lieferantenauftragsdaten.

Zollregelungen: Sonderfälle

Zollregelungen: Sonderfälle

Für eine Regelung in Bezug auf den Zoll gibt es zwei Sonderfälle: die Klassifizierung des Zolltarifs wurde amtlich bestätigt (Verbindliche Zolltarifauskunft – VZTA), oder das Produkt wird aus einem Präferenzherstellerland importiert.

Beide Merkmale qualifizieren die Zolltarifnummer zusätzlich und können in das System aufgenommen werden.

Etwas zu verzollen? Transparente Zollabwicklung sicherstellen

Etwas zu verzollen? Transparente Zollabwicklung sicherstellen

Um eine transparente Zollabwicklung für Produktionen im Ausland zu gewährleisten, hinterlegen Sie die Anmeldenummer Zoll (in Deutschland: AT/C-Nummer) im Klopotek System auf Ebene der Anlieferungen. Bei einer Zollprüfung muss bei jeder zollrelevanten Rechnung die korrekte Anmeldenummer Zoll hinterlegt sein.

Die Anmeldenummer Zoll ist Bestandteil des Produktexports und des Message-Based-Service-‚Produkt Adapter (OUT)‘ sowie der Import/Export-Schnittstelle für Eingangsrechnungen.

Wichtige Informationen hinzufügen

Automatische ISBN- und GTIN-Erzeugung

Automatische ISBN- und GTIN-Erzeugung

Das Klopotek System stellt Ihnen Funktionen zur automatischen Generierung der ISBN und der GTIN (Global Trade Item Number) zur Verfügung, um Ihre Arbeitsprozesse optimal zu unterstützen und zu vereinfachen. Die GTIN nimmt für den Non-Book-Bereich dieselbe Rolle ein wie die ISBN für Bücher.

Wird in Verlagen Ihres Unternehmens die Bestellnummer identisch zum Nummernblock der ISBN gehalten, ist das System so einstellbar, dass bei der Generierung der ISBN automatisch eine Bestellnummer aus dem Nummernblock erzeugt wird. Das System stellt dabei sicher, dass diese Bestellnummer bisher noch nicht verwendet wurde.

Analog dazu wird bei dieser Einstellung bei der Generierung der GTIN automatisch eine Bestellnummer erzeugt, die dem Nummernblock der GTIN entspricht.

Testate, Sicherheits- und Pflegehinweise

Testate, Sicherheits- und Pflegehinweise

Für Produkte aus dem Non-Book-Bereich kann es notwendig sein, zusätzliche Informationen zur Produktbeschaffenheit, wie etwa Prüfsiegel (z.B. das ‚CE‘-Zeichen für Produkte, die in der EU verkauft werden), Warn- und Pflegehinweise vorzuhalten.

Diese Informationen wenden sich an den Verbraucher oder sind für die Produktion oder Katalogerstellung erforderlich. Sie haben die Möglichkeit, Informationen dieser Art als Produkthinweise im Klopotek System zu hinterlegen.

Erstellen Sie für die Produkthinweise Textbausteine in verschiedenen Sprachversionen und verwenden Sie diese in unterschiedlichen Produkten. Sie haben auch die Möglichkeit, über das integrierte DAM-Tool von Klopotek (Digital Asset Management) Grafiken für die Produkthinweise zu hinterlegen, wie z.B. Prüfsiegel.

Wenn’s genauer sein muss: flexible Ausstattungsparameter

Wenn’s genauer sein muss: flexible Ausstattungsparameter

Werden in Ihrer Herstellungsabteilung sehr häufig neue Materialien und Verarbeitungstechniken eingesetzt, kann der Fall eintreten, dass Ausstattungsparameter, die insbesondere für die Auftragsvergabe relevant sind, detaillierter beschrieben werden müssen, als es mit den standardisierten Werten im System möglich ist. So kann zum Beispiel der Parameter ‚Spiralbindung‘ unzureichend sein, weil von Ihrem Hersteller zusätzliche Angaben zur Größe, zum Material oder zu den Eigenschaften der Spirale gemacht werden müssen.

Um hier flexibel agieren zu können, kann Ihr Klopotek System deshalb so eingestellt werden, dass bei bestimmten Ausstattungsparametern (‚Bindeart‘, ‚Papiersorte‘, ‚Veredelung‘ und ‚Schriftart‘) im Herstellprojekt und in der technischen Kalkulation Freitext manuell eingegeben werden kann. Im Produktstamm und im Herstellprojekt können Sie für Abbildungen Angaben zu ihrem Format hinterlegen sowie eingeben, ob die Abbildungen digital vorliegen. In den Feldern ‚Einband‘ und ‚Ausstattung‘ geben Sie bibliographische Angaben ein, um die Besonderheiten des Produkts im Katalog hervorheben zu können. Eine Drop-down-Auswahl ‚Farbigkeit Innenteile‘ ist ebenfalls verfügbar, und Sie können die Art der Versandpackung, die Sie festgelegt haben, exportieren.

Grenzenlos mehrsprachige Titelinformationen

Grenzenlos mehrsprachige Titelinformationen

Mit Klopotek können Sie eine unbegrenzte Anzahl an mehrsprachigen Titeldaten pflegen. Die von Ihnen hinterlegten Titeldaten ermöglichen oft ein grobes Verständnis vom Inhalt eines Produkts, das Sie nutzen können: Wenn Sie zum Beispiel gegenüber Anderssprachigen über Ihre Titelproduktion sowie Ihre Non-Book-Produkte Bericht erstatten möchten, kann es sinnvoll sein, die Titeldaten zusätzlich in anderen Sprachen im System vorzuhalten.

Die Titeldetail-Informationen bestehen aus einem Titel, Untertitel und Kurztitel sowie der jeweiligen Titelsprache. Für die Suche nach Produkten stehen Ihnen all diese Daten – unabhängig von der Titelsprache – zur Verfügung.

Warenwirtschaftsetiketten erstellen

Warenwirtschaftsetiketten erstellen

Buchhändler haben meist Warenwirtschaftssysteme im Einsatz und statten ihre Produkte häufig mit Warenwirtschaftsetiketten aus. Diese stellen dem Kunden wichtige Informationen zum Produkt zur Verfügung. Sie können Angaben zur ISBN, zu Preisen etc. enthalten und Auskunft über Preisreduzierungen, Größe, Menge und Gewicht des Produkts geben. Zusätzlich enthalten sie im Klartext und/oder maschinenlesbar kundenbezogene Informationen (zum Beispiel Rechnungs- oder Lieferscheinnummer, Nummer des Produkts beim Kunden etc.).

Warenwirtschaftsetiketten haben keine einheitliche Etikettierung, das heißt, jeder Buchhändler kann sein eigenes Layout verwenden. Einige Verlage oder Verlagsauslieferungen bieten ihren Kunden an, Warenwirtschaftsetiketten für sie zu erstellen und der Sendung beizulegen bzw. bereits auf die Produkte aufzubringen.

In Klopotek haben Sie die Möglichkeit, für Ihre Kunden Warenwirtschaftsetiketten zur Ware auszudrucken und zu liefern und diese Dienstleitung in Rechnung zu stellen. Dazu legen Sie pro Kunde fest, ob Etiketten gewünscht sind, wie viele Etiketten pro Bestellposition erzeugt werden sollen und ob dafür Gebühren erhoben werden. Die Erstellung und Abrechnung von Warenwirtschaftsetiketten für Ihre Kunden erfolgt automatisiert.