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Rights Accounting Manager

Nebenrechtsforderungen und Zahlungseingänge immer im Blick – und Anteile leicht generiert

Diese cloudbasierte App unterstützt alle Prozesse von der Verwaltung von Nebenrechtsforderungen über die Abwicklung eingehender Lizenzzahlungen bis hin zur Generierung des Zahlungsanteils für Autoren. Die in der Abrechnung des Lizenznehmers enthaltenen Verkaufs- und Honorarinformationen können für die reguläre Rechnung gespeichert werden.

Von der Startseite der App gelangen Sie zu diesen Bereichen:

  • Vertragsbibliothek
  • Rechnungsbibliothek
  • Zahlungsbibliothek
  • Honorarabrechnungen

Die letzten Aktivitäten, die mit der App durchgeführt wurden, werden gespeichert, und für Dokumente, an denen Sie häufig Zeit arbeiten, können Sie Lesezeichen setzen.

Der Rights Accounting Manager läuft auf STREAM, der Interaktionsplattform von Klopotek für eine optimale User Experience auf Computern und mobilen Endgeräten. Sie bietet direkte und nahtlose Integration mit anderen STREAM-Anwendungen (z.B. Contract Manager) für die Bearbeitung weiterführender Aufgaben.

Verkaufsverträge aus unterschiedlichen Blickwinkeln

Im Rights Accounting Manager können Sie nach Verkaufsverträgen suchen. Neben den grundlegenden Vertragsdaten wie dem Vertragsstatus zeigt die App in den Ergebnissen die verkauften Rechte und die im Vertrag vereinbarten Raten an.

Wenn Sie Rechnungen und Zahlungen im Zusammenhang mit einem Verkaufsvertrag einsehen, beinhalten die Informationen im Datenbereich ‚Rechnungen‘ den Forderungs- und Rechnungsstatus, das Ereignis, das die Zahlung der Lizenzforderung auslöst, das Fälligkeitsdatum und die Mahnstufe. Im Bereich ‚Zahlungen‘ finden Sie das Buchungsdatum, ein Ankreuzfeld für turnusmäßige oder nicht-turnusmäßige Zahlungen, den Brutto- und Nettoerlös sowie ein Ankreuzfeld, das angibt, ob die Zahlung storniert wurde.

Die Beträge und Fälligkeiten der Verkaufsverträge sind die Grundlage für die Erstellung der zugehörigen Rechnungen / Forderungen für Raten (Vorauszahlungen) und Honorarabrechnungen.

Verkaufsverträge erstellen und bearbeiten Sie in der STREAM App Rights Sales Manager im Rahmen des Lizenzverkaufsprozesses.

 

Verknüpfte Erwerbsverträge

Die Daten eines mit dem Verkaufsvertrag verknüpften Einkaufsvertrags einzusehen ist z.B. notwendig, um sich einen detaillierten Überblick über die Nebenrechtsbedingungen des Einkaufsvertrages zu verschaffen.

Das Formular ‚Vertrag Details‘ zeigt alle mit einem Verkaufsvertrag verbundenen Einkaufsverträge an und Sie haben auch die Möglichkeit, die Vertragsdaten in der STREAM App Contract Manager zu kontrollieren (öffnet sich mit den Informationen zum ausgewählten Vertrag in einem separaten Tab Ihres Browsers – kein erneuter Login erforderlich).

Turnusmäßige und nicht-turnusmäßige Rechnungen

Die Suche nach turnusmäßigen Rechnungen, für die keine Zahlungen eingegangen sind, ist relevant, um zu prüfen, ob Sie eine Zahlungserinnerung versenden möchten. Je nachdem, in welchem Kontext Sie die Rechnungsdaten einsehen möchten, öffnen Sie das Formular ‚Rechnung Details‘ im Rights Accounting Manager aus der Ergebnisliste einer Rechnungssuche, aus einem Vertrag oder einer Zahlung, die der Rechnung zugeordnet ist. Der Rechnungskopf ist mit dem Lizenznehmer und jede Rechnungsposition mit einem Verkaufsvertrag oder einem Produkt verknüpft.

In der App können Sie eine nicht-turnusmäßige Rechnung für eine Rate erstellen, wenn ein bestimmtes Fälligkeitsdatum definiert ist oder ein Ereignis eintritt, welches eine Zahlung auslöst. Die Rechnungen werden an den Lizenznehmer geschickt, der auf dieser Grundlage die Zahlung vornimmt. Die App sendet sie auch an Ihr Finanzbuchhaltungssystem, welches das Mahnwesen für offene Rechnungen übernimmt.

Inklusive: Berechnung der Umsatzsteuer

Wenn Sie eine nicht-turnusmäßige Rechnung erstellen, geben Sie die Lizenz an, für welche die Rechnung erstellt werden soll, sowie den Mehrwertsteuerfall. Die App ermittelt den auf die Rechnung anwendbaren Mehrwertsteuersatz basierend auf Ihren Systemeinstellungen und der Kombination aus Mehrwertsteuerfall und der mit der Rechteart aus dem Verkaufsvertrag verknüpften Leistungsart sowie dem Unternehmen, das die Rechnung ausstellt.

Zahlungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln


Die App unterstützt die Suche nach Zahlungen auf intelligente Weise, um Zeit zu sparen und die Anzahl der Ergebnisse zu begrenzen. Wenn Sie z.B. Erlösanteile für Zahlungspositionen generieren möchten, schränken Sie die Suche einfach auf Zahlungen ein, zu denen Erlösanteile nicht vollständig erstellt wurden. Nachdem Sie die Informationen eingesehen und überprüft haben, können Sie die Zahlungen auch bearbeiten.

Nach Erhalt einer nicht-turnusmäßigen Zahlung können Sie diese im Rights Accounting Manager für die zugehörige Rechnung eingeben. Zusätzlich zu den Basisinformationen erfassen Sie Informationen zu anfallenden Gebühren, wie z.B. Bankgebühren oder die Agenturprovision.

Nachverfolgung von Honorarabrechnungen

Mit dieser App verschaffen Sie sich stets einen umfassenden Überblick über die Honorarabrechnungen der Lizenznehmer, um Rechnungs- oder Vertragsdaten im Detail zu prüfen und gegebenenfalls Mahnungen zu offenen Abrechnungen zu versenden.

Verwaltung und Bearbeitung von Autorenanteilen

Erlösanteile sind die Anteile an den Lizenzerlösen, die an die Vertragspartner des/r Einkaufsverträge zu zahlen sind (Autor*innenenanteil) sowie der Anteil, den Ihr Verlag erhält (Verlagsanteil).

In der App werden die Erlösanteile, die bereits für eine Zahlung generiert wurden, für jeden Vertragspartner des Einkaufsvertrags angezeigt. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Anteile zu generieren: für eine ausgewählte Position in einer Zahlung des Verkaufsvertrags oder auf Ebene der Zahlung. In beiden Fällen erstellt der Rights Accounting Manager automatisch die entsprechenden Abgrenzungsbuchungen, so dass diese Ihrem Finanzbuchhaltungssystem zur Verfügung stehen. Die Erlösanteile werden auf Grundlage der Nebenrechtsregeln, die in den Einkaufsverträgen definiert sind, berechnet.

Um Änderungen an einem oder mehreren Erlösanteilen für eine Zahlung vorzunehmen, können Sie den Honorarsatz und den Honorarbetrag für einen Erlösanteil modifizieren. Sie haben auch die Möglichkeit, das Produkt, dem der Erlösanteil zugeordnet ist, zu wechseln, so dass die Honorare der richtigen Kostenstelle im Finanzbuchhaltungssystem zugewiesen werden.


LEISTUNGSMERKMALE UND VORTEILE

  • Abdeckung aller Prozesse von der Verwaltung von Lizenzforderungen über die Abwicklung eingehender Lizenzzahlungen bis hin zur Generierung des Zahlungsanteils für Autoren
  • Letzte Aktivitäten werden gespeichert; Lesezeichen
  • Bibliotheken für Verträge, Rechnungen, Zahlungen und Honorarabrechnungen
  • Möglichkeit, alle mit einem Verkaufsvertrag verbundenen Einkaufsverträge anzuzeigen (Anzeige der Vertragsdaten in der App Contract Manager).
  • Gibt einen Überblick über die Honorarabrechnungen der Lizenznehmer, um die Rechnungs- oder Vertragsdaten im Detail einsehen zu können
  • Autorenanteile können für eine ausgewählte Position in einer Zahlung des Verkaufsvertrags oder auf Zahlungsebene generiert werden