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Die wichtigsten Erweiterungen der Classic Line aus Patch 2 | 2018

Classic Line allgemein: Datenintegritäts- und Validierungsprüfung

Datenqualität beeinflusst das gesamte Ökosystem eines Verlags, der die Klopotek Standardsoftware und Schnittstellen zur Unterstützung seines Geschäfts einsetzt. Geringe Datenqualität kann zu unnötigen Störungen und sogar Umsatzeinbußen führen. Analysen und Korrekturen der Datenqualität ziehen erhebliche Anstrengungen nach sich und führen zu Unzufriedenheit in den betroffenen Geschäftsbereichen.

Hochwertige Daten müssen sowohl korrekt (Datengenauigkeit) als auch valide sein (Datenintegrität). Wenn Sie beispielsweise entdecken, dass eine MDT-Einstellung in den operativen Tabellen keinen Bezug zur Master-MDT Einstellung hat, handelt es sich um ein Datenintegritätsproblem. Geben Sie Produkte für den Markteintritt ohne Branchenklassifikation wie BISAC oder ‚Thema‘ frei, handelt es sich um ein Problem der Datengenauigkeit.

Die Aufgabe des Batchverfahrens ‚Datenintegritäts- und Validierungsprüfung‘ (ab Version 10.8) besteht darin, Dateninkonsistenzen und -integritätsprobleme zu identifizieren. Es gibt unterschiedliche Ursachen für Schwierigkeiten hinsichtlich der Dateninkonsistenz und -integrität in Ihrer Datenbank, wie zum Beispiel Softwarefehler, Migrationsprobleme sowie direkte Datenmanipulationen. Diese können zu Störungen in der Klopotek Software, in Import- und Exportverfahren sowie in Update- und Upgradeprozessen führen.

Unser Batchverfahren prüft die referentielle Integrität der Klopotek Datenbanken basierend auf einem vorkonfigurierten Regelwerk, das die Beziehungen zwischen übergeordneten und untergeordneten Elementen definiert. Eine Datenbankanwendung führt die Prüfung auf dem Oracle-Server durch und stellt die Ergebnisse – einschließlich des zugrundeliegenden, detaillierten SQL-Prüfskripts – in einer Protokolltabelle zur Verfügung. Die Protokolleinträge und SQL-Prüfskripte können dazu verwendet werden, Inkonsistenzen zu analysieren und zu beseitigen.

Das initiale Regelwerk umfasst ca. 1.600 Regeln und bietet umfassende Sicherung für die TEP-, CR&R-, IAP- und O2C-Domains. Es kann und wird auf Grundlage von Kundenrückmeldungen erweitert werden. Sie können auch individuelle Regeln auf einfache Weise definieren. Sind Sie interessiert? Dann sprechen Sie Ihren Consultant an, damit wir Ihnen ein Angebot zur Unterstützung der Analyse zusenden können.


Classic Line allgemein: Trennung der Exportdaten nach Lieferland der Empfänger


Das Batchverfahren ‚FCB-Export der Presse- und Autorenaufträge für KNO-VA‘ exportiert Aufträge für Pressefreiexemplare (Komponente ‚Presse‘), Autorenfreiexemplare (Komponente ‚Produkte‘) und Prüfexemplare (Komponente ‚Lizenzverkauf‘). Bei Bedarf kann das Batchverfahren nun so konfiguriert werden (ab Version 10.8), dass die Exportdaten nach dem Lieferland der Empfänger getrennt werden.


Classic Line allgemein: Automation Engine Version 12.2

Für die Steuerung der Batchverarbeitung innerhalb der Klopotek-Standardsoftware setzen Sie die Zusatzsoftware Automation Engine von CA Technologies (ehemals Automic Software) ein. Die neueste Version (12.2) wird unterstützt und der Einsatz bedeutet für Sie zum Beispiel, dass eine Verschlüsselung auf Basis von TLS 1.2 (Transport Layer Security) zur Verfügung steht, um den jeweiligen Service Manager einsehen zu können, oder dass Sie Ihr System ohne Ausfallzeit aktualisieren können (Zero Downtime Upgrades).

Der Umstieg auf diese Version ist für Sie optional und kann ab der Klopotek Version 10.8, Patch 2 | 2018 durchgeführt werden. Beachten Sie bitte, dass die Version 11.2 des Automation Engine im Oktober dieses Jahres aus der Wartung gegangen ist.


Classic Line allgemein: verbesserte Integrations- und Jump-out-Möglichkeiten

Wir haben die Integrationsfähigkeit unserer Software weiter gestärkt: Ab Version 11.0 können Sie nun direkt aus den Ergebnislisten von Suchformularen in die Systeme von Drittanbietern springen. Dies ist aus den Ergebnislisten der Suchformulare ‚Verträge‘, ‚Geschäftspartnerliste‘, ‚Produkte‘ und ‚Online-Subskriptionen‘ möglich.

Die Jump-out-Funktionalität bietet auch eine direkte Integration unserer STREAM-Apps mit der Classic Line. Wenn Sie zwischen Ihren STREAM-Apps und den Modulen der Classic Line hin- und herspringen, gib es keinerlei Zeit- oder Datenverlust.

Wenn Ihr Verlag die STREAM-App Intercompany Publishing Deals einsetzt, um Geschäfte zwischen verbundenen Unternehmen durchzuführen, werden Geschäftspartner angelegt, die eine Firmengruppe als verbundenes Unternehmen repräsentieren. Die Classic Line (ab Version 11.0) zeigt an, dass es sich bei einem Geschäftspartner um ein verbundenes Unternehmen handelt.

Sie öffnen aus dem Modul ‚Honorarempfänger‘ der Classic Line (ab Version 11.0) die STREAM-App Royalty Accounting Manager, um auf direktem Weg Einsicht in die Daten eines speziellen Honorarkontos zu nehmen. Im Royalty Accounting Manager wird das Formular ‚Konto-Details‘ direkt geöffnet, wenn der Honorarempfänger nur ein Honorarkonto hat, dessen Unterkonten zudem alle derselben Firmengruppe angehören. Andernfalls öffnet sich in der App das Formular ‚Honorarkonten‘, wobei das Feld ‚Kontonummer‘ mit der Nummer des Honorarkontos vorbelegt ist. Das Resultat zu dieser Suche wird in der Ergebnisliste des Formulars automatisch angezeigt.


IAP: Landtabelle – automatische Aktualisierungen

Die ‚Landtabelle‘ ist die Basistabelle für die Prüfung von Adressdaten auf Postkorrektheit im Dialogbetrieb und steuert die Label-Erzeugung für die verschiedenen Batchverfahren. Sie unterliegt ständigen Modifizierungen, die durch Änderungen der Postnormen sowie politische Gegebenheiten (Gründung neuer Staaten) bedingt sind. Klopotek bietet ab Version 10.8 als Serviceleistung zu Ihrer Unterstützung regelmäßig und zu besonderen Anlässen Aktualisierungen der Landtabelle an. (Die automatische Aktualisierung der Landtabelle wird durchgeführt, wenn Ihr Systemadministrator diese Möglichkeit in Ihrem System aktiviert hat.)

Wichtiges aus dem neuen Patch 1 | 2018 der Classic Line ...

IAP: Geschäftspartner anonymisieren DSGVO-relevant

Weltweit steigt die Menge an Daten an, die täglich generiert, transferiert und gespeichert wird. Die Menschen sind sensibilisiert und haben vermehrt einen Blick auf ihre personenbezogenen Daten. Es entsteht der Wunsch, diese nach Abwicklung von – zum Beispiel – einer Bestellung wieder aus dem System löschen zu lassen. Diesem Wunsch müssen und sollten Sie Folge leisten – nicht zuletzt aus datenschutzrechtlichen Gründen sowie angepassten gesetzlichen Regelungen (DSGVO).

Die Datensätze im Klopotek System – insbesondere Geschäftspartner und Adressen – können nur gelöscht werden, wenn es keine ‚Referenzen‘ in eines der Teilsysteme gibt: zum Beispiel Auszubildender, Endabnehmer, Honorarempfänger, Kunde, Lehrer, Lieferant, Lizenznehmer, Pressepartner, Prämienlieferant, Rechteeinkäufer, Schule, Vertreter oder Werber. Ein Löschen von Privatpersonen würde in diesen Fällen zu ungewollten Inkonsistenzen führen.

Als Alternative zum Löschen anonymisieren Sie einfach, ab Version 10.8, die personenbezogenen Daten einer Privatperson, soweit dies gesetzlich erforderlich ist: Im Modul ‚Geschäftspartner‘ wählen Sie die Funktion ‚Geschäftspartner anonymisieren‘ für Privatpersonen aus, um die Daten der betroffenen Person unkenntlich zu machen, so dass eine Identifizierung nicht mehr möglich ist.

Die anonymisierten Privatpersonen sind weiterhin pflegbar und können manuell, durch Batchverfahren oder Web Services sowie externe Systeme verwendet werden.

 

IAP: Meine Aufgaben – Löschen mehrerer Aufgaben

Das Tool ‚Meine Aufgaben‘ ermöglicht Ihnen ein schnelles Wiederfinden unerledigter oder delegierter Aufgaben. Für jeden Mitarbeiter sind all seine aktuellen Aufgaben ersichtlich. Ausgehend von einem Objekt (zum Beispiel einem Geschäftspartner) können Sie im System einen Eintrag in Ihre persönliche Liste ‚Meine Aufgaben‘ oder in das ‚Meine Aufgaben‘ eines anderen Anwenders vornehmen. Zur Aufgabe erfassen Sie eine Anmerkung und ein Fälligkeitsdatum.

Im Rahmen Ihrer Aufgabenverwaltung löschen Sie einzelne Aufgaben oder alle Aufgaben, die älter als eine von Ihnen definierte Anzahl an Tagen sind (ab Version 11.0). Das System zeigt Ihnen an, wie viele Aufgaben älteren Datums vorhanden sind und löscht diese aus dem System, sofern Sie den Löschvorgang bestätigen. Löschen Sie so bequem ältere Aufgaben in einem Schritt, ohne dies für jede Aufgabe einzeln tun zu müssen.

Beispiel: Wenn heute der 30.01.2018 ist und Sie geben 20 als Anzahl an Tagen ein, dann errechnet das System den 10.01.2018 und löscht alle Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum vor diesem Datum liegt.

 

Message-Based Services: Change-Data-Capturing ab Oracle-Version-12.2

Klopotek stellt eine flexible Schnittstellenstruktur für die aktive Kommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen zur Verfügung: die Message-Based Services (MBS). Hauptaufgabe ist es, geänderte Daten in Echtzeit zu senden und zu empfangen – unterstützt durch intelligente Auslöse- und Bearbeitungsmechanismen für Datenänderungen.

Die relevanten Datenänderungen einer Datenbanktabelle (Einfüge-, Aktualisierungs- und Löschaktivitäten) werden für die Message Based Services bis zur Oracle Version 12.1 durch die von Oracle zur Verfügung stehende Funktionalität ‚Change Data Capture‘ (CDC) aufgezeichnet. Diese steht ab der Version 12.2 nicht mehr zur Verfügung. Ab der Oracle Version 12.2 wird die notwendige Aufzeichnung der Datenänderungen (Change-Data-Capturing) für die MBS-Verfahren von ‚Flashback Data Archives‘ (FDA) sowie zusätzlicher Datenbankfunktionalität übernommen (ab Version 11.0). Damit werden extra Lizenzgebühren, für die von Oracle zur Verfügung stehende Ersatzfunktionalität, vermieden.

Flashback Data Archives bieten nicht nur wirksame Mechanismen zum Versionieren von Datensätzen, sondern sie schützen diese Versionen auch vor Veränderung und löschen sie schließlich automatisch nach Ablauf der von Ihnen definierten Aufbewahrungsfrist. Auf Basis der Daten, die in den Archiven vorgehalten werden, sorgen die zusätzlich von Klopotek zur Verfügung gestellten Funktionalitäten für die Übergabe der Datenänderungen an die Message-Based Services.

Steht bei Ihnen ein Wechsel der Oracle Version an, konfiguriert Ihr Systemadministrator die Flashback Data Archives entsprechend. Das Klopotek System erkennt automatisch, was bei Ihnen im Einsatz ist und versorgt die Message-Based Services entsprechend: entweder über CDC oder über FDA mit den Klopotek-spezifischen Datenbankfunktionalitäten.

 

Web Services: Protokollierung von SOAP-Calls via Log4j

Unsere Kunden setzen die Web Services von Klopotek umfangreich ein, zum Beispiel zur Integration von Webshops.

Für die interne Kommunikation wird unter anderem SOAP (Simple Object Access Protocol) als Netzwerkprotokoll eingesetzt, mit dessen Hilfe Daten zwischen den Systemen ausgetauscht und Funktionen aufgerufen werden.

Tritt ein Problem auf, sind für eine schnelle und effektive Fehleranalyse die Anfragen (requests) und Antworten (responses), die auf Ebene des SOAP-Protokolls ausgetauscht werden, entscheidend. Um diese Informationen auf einfache Art und Weise zugänglich zu machen, können die SOAP-Calls jetzt, ab Version 10.8., neben der Speicherung in einer Datei zusätzlich in die Datenbank geschrieben werden. So lassen sich Verzögerungen bei der Analyse von Problemen vermeiden.

Die SOAP-Protokollierung wird via Log4j durchgeführt und von Ihrem Systemadministrator dynamisch an- und abgeschaltet.

 

O2C/One-off: zusätzliche Informationen zum Stand der Verarbeitung von Auftragspositionen

Bei der Verarbeitung von Aufträgen in Klopotek O2C, Vertriebssystem Einzelprodukte, kann es passieren, dass bestimmte Auftrags- oder Gutschriftspositionen nicht fakturiert werden können. Die Gründe, die zu nicht vollständig verarbeiteten Positionen führen, sind vielfältig.

Zur Unterstützung Ihrer Mitarbeiter aus den Fachabteilungen stellen wir jetzt (ab Version 11.0) zusätzliche Informationen zum Stand der Verarbeitung zur Verfügung, die diese im Werkzeug ‚Kundeninfo‘ gezielt abrufen können. Es handelt sich hierbei unter anderem um Meldungen, die bisher nicht in der Benutzeroberfläche angezeigt, sondern nur im Fakturierungsprotokoll für die Bearbeiter ausgegeben wurden. (Das Fakturierungsprotokoll steht als PDF-Datei weiterhin zur Verfügung.)

Auf diese Weise erhalten Sie im ‚Kundeninfo‘ einen umfassenden Überblick über sämtliche Meldungen, die bei der Verarbeitung von Auftragspositionen eines Kunden erzeugt wurden, und können diese gegebenenfalls entsprechend bearbeiten.

 

O2C/One-off: Systemeinstellung zur Übersteuerung der Preisvorgabe im Kundenstamm durch Festlegung im Auftrag

Es kann für Sie notwendig sein, einen im Auftrag definierten Preis trotz einer für den Kunden festgelegten, abweichenden Preisvorgabe nicht mehr zu verändern. Beispielsweise soll ein über einen Webshop erfasster Auftrag mit einem Bruttopreis berechnet werden, auch wenn für den Kunden im Klopotek O2C – Vertriebssystem Einzelprodukte festgelegt ist, dass generell Nettopreise verwendet werden sollen, also die enthaltene Mehrwertsteuer aus dem Bruttopreis bei der Preisermittlung herausgerechnet wird.

Ihrem Systemadministrator steht nun, ab Version 11.0, eine Auftragnehmer-spezifische Einstellung zur Beibehaltung eines im Auftrag festgelegten Bruttopreises zur Verfügung. Ist diese Einstellung aktiv, übersteuert die Festlegung im Auftrag die Preisvorgabe für den Kunden.

 

O2C/One-off: elektronisches Lieferavis pro Packstück

Beim elektronischen Datenaustausch (EDI – electronic data interchange) werden Aufträge von Kunden importiert und verschiedene Nachrichten an Kunden als elektronische Rückmeldungen erzeugt und exportiert (zum Beispiel zu Gutschriften, Rechnungen und Lieferscheinen).

Wenn Ihre Kunden elektronische Rückmeldungen übermittelt bekommen, erhalten sie gegebenenfalls vor der Warenlieferung einen elektronischen Lieferschein als Lieferankündigung (Lieferavis) mit allen tatsächlich gelieferten Produkten und Mengen.

Dieses elektronische Lieferavis können Ihre Kunden jetzt, ab Version 10.8, auch pro Packstück erhalten und es so eindeutig dem gelieferten Packstück zuordnen. Erhält ein Kunde zum Beispiel mehrere Packstücke zu mehreren Lieferscheinen, kann jedes Packstück Ware aus verschiedenen Lieferscheinen enthalten. Mit dem Lieferavis pro Packstück vermeiden Sie den Mehraufwand, der entsteht, wenn das Lieferavis je Lieferschein erzeugt wird und beim Kunden zugeordnet werden soll.

 

O2C/One-off: Auftragsimport-Schnittstellen löschen

Das Batchverfahren ‚Lösche Auftragsimport-Schnittstellen‘ löscht (verfügbar ab Version 11.0) komplett alle Daten aus den Auftragsimport-Schnittstellen. Sie setzen das Verfahren im Zusammenspiel mit dem ‚Auftragsimport aus Schnittstelle‘ ein, um die Schnittstellentabellen vor oder nach dem Import von neuen Auftragsdaten zu leeren (Löschen von zum Beispiel bereits importierten sowie fehlerhaften Datensätzen).

 

O2C/ANZ: Hinweis Auftragsbearbeitung bei der Angebots-/Auftragsanlage anzeigen

Im Anzeigengeschäft ist es üblich, dass die Kunden spezielle Anforderungen oder Wünsche hinsichtlich der Bearbeitung ihrer Anzeigenaufträge haben. Die Hinweise zu diesen Besonderheiten bei der Auftragsbearbeitung für bestimmte Kunden geben Sie im Modul ‚Kundenstamm‘ ein. Diese Hinweise sind für die Anlage und die Verarbeitung der Aufträge im Klopotek Anzeigenverkaufs- und verwaltungssystem (ANZ) entscheidend.  

Ihr Systemadministrator legt nun (ab Version 10.8) in den Systemeinstellungen fest, ob diese Hinweise Ihnen angezeigt werden, wenn Sie einen Auftrag oder ein Angebot für einen und/oder eine Agentur mit speziellen Anforderungen anlegen. Somit wird sichergestellt, dass Sie immer alle nötigen Informationen erhalten, um einen Auftrag entsprechend den Anforderungen Ihrer Kunden anzulegen und zu bearbeiten.

 

TEP/Produkte: Daten der aktuellen Auflage kopieren

Beim Anlegen einer neuen Auflage im Modul ‚Produkte‘ bestimmen Sie im Fenster ‚Auflage anlegen‘, welche auflagespezifischen Datenbereiche (zum Beispiel Daten zur Ausstattung) von der aktuellen Auflage in die neue Auflage kopiert werden sollen.

Analog zur Anlage einer neuen Ausgabe bestimmt Ihr Systemadministrator nun, ab Version 11.0, für das Kopieren von auflagespezifischen Daten pro Feld des Gruppenfelds ‚Übernahme von‘ zum einen, ob das Feld standardmäßig angekreuzt ist oder nicht, und zum anderen, ob diese Vorbelegung vom Benutzer geändert werden darf.

Auf diese Weise reduziert sich für Sie als Benutzer der Aufwand, da die standardmäßige Vorbelegung der Felder im Regelfall nicht mehr von Ihnen geändert werden muss. Zudem wird verhindert, dass Sie die Vorbelegung ändern, wenn die Daten eines Bereichs generell nie kopiert beziehungsweise immer in die neue Auflage kopiert werden sollen.

 

TEP/Herstellung: Eigentümerschaft – Ermittlung des Steuermodells und Steuerlands

Die ‚Eigentümerschaft‘ unterstützt die Matrixorganisation von Unternehmen. Bei dieser mehrdimensionalen Organisationsstruktur wird zum einen mit bilanzierenden Einheiten, zum anderen mit organisatorischen Einheiten gearbeitet.

Während eine bilanzierende Einheit (Eigentümerschaft) eine Hauswährung und einen Buchungskreis hat, dient eine organisatorische Einheit dazu, allgemeine Prozesse und organisatorische Strukturen zu definieren.

Durch die Eigentümerschaft wird die Hauswährung im Modul ‚Herstellung‘ für die Kostenkalkulation, die Rechnungen und die Lieferantenaufträge vordefiniert.

Wenn der Modus ‚Eigentümerschaft‘ aktiv ist, wird im Modul ‚Herstellung‘ bei der erweiterten Kalkulation bei der Ermittlung der enthaltenen Steuer das Steuermodell und das Steuerland aus der Eigentümerschaft statt aus den firmengruppenabhängigen Fiskaldaten ermittelt (ab Version 11.0 und wenn ‚Verwaltung von bilanzierenden Einheiten‘ lizenziert wurde).

 

Selektion: Selektionsergebnis – Adressen manuell hinzufügen/entfernen

Das Modul ‚Selektion‘ unterstützt Sie beim Durchführen Ihrer Marketingaktionen und Werbekampagnen. Über einzelne Marketingprofile stehen Ihnen konkrete Adressen der Zielgruppe auf Basis von Eigenschaften zur Verfügung, die Sie im Rahmen Ihrer Aktion anschreiben oder anderweitig kontaktieren möchten. Jedes Profil stellt eine Adressliste bereit, die Sie für die flexible Weiterverarbeitung nutzen. Versenden Sie so zum Beispiel einen Serienbrief oder aber eine Email an alle Adressen dieser Liste.

Die Adressliste eines Profils können Sie sich jederzeit anzeigen lassen und nun, ab Version 10.8, auf Wunsch ‚Adressen manuell hinzufügen‘ beziehungsweise ‚Adressen entfernen‘. Die Festlegung Ihrer finalen Zielgruppe gestaltet sich entsprechend flexibel: Sie selektieren zunächst auf Basis von Eigenschaften alle vorhandenen Adressen und können diese Adressmenge in einem zweiten Schritt manuell nachbearbeiten.

 

Selektion: Verarbeitung Selektionsergebnis – Anreicherung über Datenquellen

Für den Anzeigenvertrieb sind für Ihr Reporting oder Ihre Werbemaßnahmen neben den Adressen, die Sie über eine Marketingselektion bestimmt haben, zusätzliche Informationen von großem Wert. Das Klopotek System ermittelt für Sie auf Basis Ihrer Adress-Selektion Informationen zu Anzeigen- und Konkurrenzaufträgen sowie zu den Klassifikationen der selektierten Geschäftspartner. Für die flexible Verwendung der ermittelten Informationen können Sie sich diese (ab Version 10.8) mit Hilfe der Verarbeitungsart ‚Datenquelle‘ zur externen Weiterverarbeitung exportieren.