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Case Study
Ressourcenoptimierung durch die Klopotek Private Cloud
Als Teil eines Großprojekts, zu dem auch der Wechsel einer externen Auslieferung gehörte, hat sich die Verlagsgruppe Beltz zum Umzug der Softwareunterstützung in die Klopotek Private Cloud entschieden und also dazu, das System von Klopotek betreiben zu lassen. Erfahren Sie, wie dadurch Ressourcenschonung und Zeitersparnis möglich wurden und wie zufrieden der langjährige Kunde mit dem Projektverlauf ist.
Marianne Rübelmann,
Geschäftsführerin, Beltz
Wichtigste Herausforderung:
Umzug zentraler Verlagsprozesse in die Klopotek Private Cloud
Ergebnis:
Ressourcenschonung und Zeitersparnis, mehr Flexibilität & Steuerungsmöglichkeiten
Unternehmensgröße
150 Mitarbeitende
Ort
Weinheim, Deutschland
Implementierte Lösung
Klopotek Private Cloud
Strategisches Ziel
Zentralisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse
Herausforderung / Probleme
Umzug zentraler Verlagsprozesse in die Klopotek Private Cloud
Die Verlagsgruppe Beltz nutzt seit mehr als 10 Jahren eine große Bandbreite an Klopotek-O2C-Modulen (Order to Cash / Distribution) in einer besonderen Form: für einen eigenen Kundenservice (B2C) und eine externe Auslieferung (B2B).
Der Kunde hatte sich zu umfangreichen Änderungen entschlossen: einem Wechsel der externen Auslieferung und, damit verbunden, den Umzug zentraler Verlagsprozesse in die Klopotek Private Cloud.
Lösung und Ergebnis
Ressourcenschonung und Zeitersparnis, mehr Flexibilität und Steuerungsmöglichkeiten
Seit einem halben Jahr verläuft die Belieferung der Kunden mit der neuen externen Auslieferung VVA reibungslos.
Die Nutzung der Klopotek Services als Hosting-Partner für die Private Cloud bringt dabei Vereinfachungen und Ressourcenoptimierungen.
Bilder – Gespräch
Ergebnisse
Worin Bestand die Schwierigkeit des Projekts aus Ihrer Sicht? Sie haben sich ja ganz gezielt auf die Klopotek Services eingelassen und haben nicht den Weg gewählt, etwas Eigenes aufzubauen oder einen anderen Hosting-Partner zu suchen.
“Die Schwierigkeit lag in den verschiedenen ERP-Systemen, die wir angebunden haben. Wir haben ja die Datenbank gewechselt und Prozesse verändert. Die Aufgabe nach dem Auslieferungswechsel bestand darin, die Abläufe zu straffen und daher alle Prozesse, die im System abgebildet werden, sich genau anzuschauen, ob sie so bleiben sollen oder nicht. Das ist uns – auch mit dem Wechsel der Prozesse in die Klopotek Private Cloud – gelungen."
Peter Sprenger, Leiter Systeme und Prozesse
Können Sie Elemente wie Zeitersparnis oder Synergieeffekte beschreiben? Welche Vorteile bringt es, Klopotek als Hosting-Partner gewählt zu haben?
“Wir erwarten uns eine Zeitersparnis bei der Nutzung unserer Ressourcen und eine Reduktion der Gesamtkosten. Und wir werden schneller: Man muss nun nicht immer den Weg über die Auslieferung zum Lieferanten und wieder zurück gehen."
Marianne Rübelmann, Geschäftsführerin
"Jetzt kommen aber auch ein paar neue Herausforderungen auf uns zu. Das System wird zwar jetzt von Ihnen betrieben, aber von uns 'gemonitored'. Also wir müssen den Blick darauf haben, wie sich einige Abläufe geändert haben – zum Beispiel, dass Daten, die aus dem System exportiert werden, jetzt von uns an andere dritte Parteien – an das BI-System, an die Auslieferung und so weiter – verschoben werden. Diese Verantwortung wollten wir aber auch haben. Und der Vorteil ist, dass man Fehler prüfen kann, dass man gezielt an den Punkt springen kann, wo irgendwas schief gelaufen ist."
Claudia Klinger, Leiterin Anzeigen und Kundenservice
"Es ist eine Erleichterung, dass die Klopotek Lösung nun von Ihnen betrieben wird. Wir haben das Haus nicht voller Programmierer und IT-ler oder Menschen, die Systeme verstehen. Wir brauchten jemanden, der bestimmte Dinge für uns als Verlag erledigen kann. Diese Flexibilität: Dafür ist Klopotek gut, das stelle ich immer wieder fest. Auch bei großen Datenmengen ist das System echt schnell. Das liegt an der Art, wie Sie die Abläufe strukturieren und organisieren. Die Skripte dahinter, die direkt auf die Datenbank zugreifen oder einem Dinge liefern, das macht schnelle Prozesse möglich. Wir sprechen von 11.000 Produkten, von einem umfassenden XML von 400 Megabyte und davon, das in fünf Minuten zu exportieren. Das wäre mit einer Interfacelösung nicht möglich gewesen: Das hätte einen halben Tag gedauert."
Peter Sprenger, Leiter Systeme und Prozesse
Was würden Sie anderen Verlagen empfehlen, wenn sie vor einem ähnlichen Projekt stehen?
"Meine Empfehlung wäre, sich auf Klopotek und deren Expertise und Zuverlässigkeit zu verlassen, und auch deren Bereitschaft, wirklich hart daran zu arbeiten, dass man den Termin für den Projektabschluss halten kann – dass man darauf vertrauen soll."
Marianne Rübelmann, Geschäftsführerin
"Es hätte auch anders laufen können. Es hätte auch so laufen können, dass da Berater – Consultants – vor einem sitzen und sagen: 'Ja, Leute, ihr seid so kompliziert, es ist nicht unser Problem, am ersten des kommenden Monats zu wechseln.' Die Verantwortung komplett dafür zu übernehmen, dass wir pünktlich wechseln können, lag zwar nicht in der Hand von Klopotek, sondern sie lag in unserer Hand, aber wir haben die notwendige Unterstützung von Klopotek bekommen. Ich merkte im Projektverlauf, da sind so viele Dinge, die ich in dem System nicht gut kenne, und dass ich mich wirklich darauf verlassen kann, dass Klopotek das in die Hand nimmt – dass ich mich dann auch darauf verlassen konnte, dass zu dem richtigen Zeitpunkt die richtigen Dinge auf die richtige Art gemacht werden, damit es pünktlich fertig wird. Ich fand die Zusammenarbeit immer sehr professionell."
Claudia Klinger, Leiterin Anzeigen und Kundenservice
"Ein zweiter Rat, von mir, wäre – das ist mein Learning nach dem Projekt –, dass man sich mit den Verfahrensketten der Abläufe im System, auseinandersetzen muss. Denn diese sind sozusagen der Herzschlag von Klopotek. Wie werden Dinge aus der Datenbank bereitgestellt? An welches Verfahren werden sie dann übergeben und wie dann als XML oder CSV exportiert? Das System ist der Ort, an dem man Dinge organisieren kann, an dem man Abläufe strukturieren, automatisieren kann. Und damit sollte man sich als Kunde möglichst intensiv auseinandersetzen: Wie kann man sie steuern? Wie kann man sie, wenn man dafür Zeit hat, womöglich noch so optimieren, indem man zum Beispiel an den Datenmodellen und der Verwaltung noch ein bisschen arbeitet?"
Peter Sprenger, Leiter Systeme und Prozesse
Wie sehen Ihre Pläne für die Zukunft mit Klopotek aus? Als nächste Schritte der Zusammenarbeit steht - nach der bereits erfolgten Einführung des digitalen Belegdrucks – die Integration des neugestalteten Webshops sowie die Implementierung des Portals Authors Online von Klopotek an – einer Lösung, die Papierbelege überflüssig macht. Und darüber hinaus?
“Ein Projekt, über das wir im nächsten Jahr unbedingt nachdenken müssen, ist eine zentrale Kundendatenbank. Diese hätte viele Effekte, zum Beispiel auf unsere Abläufe zwischen den Webshops und dem CRM-System. Und andere interne Systeme würden diese Daten auch benötigen. Wir müssten deutlich weniger Daten vorhalten. Das ist eigentlich ein großes Projekt, so dass wir uns die nötige Zeit nehmen sollten, um das richtig zu machen."
Peter Sprenger, Leiter Systeme und Prozesse
"Wir sind sehr dankbar für die Zusammenarbeit im Team und freuen uns auf die kommenden Jahre der Kooperation."
Petra Steinfeld, Direktorin, Klopotek
Ausgewählte Kunden
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