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Case Study
Skalierbares Wachstum im Verlag ermöglichen:
Daten zentralisieren & Workflows optimieren
In einem Interview erzählt Anna-Selina Sander vom wachsenden unabhängigen Verlag Roll & Play Press, warum sich ihr Unternehmen für Klopotek STREAM entschieden hat – und wie die neuen Apps ihre Workflows bereits verändern. Über die Arbeit mit Excel-Tabellen hinausgehend (und hinter sich lassend) benötigte der Verlag ein zentrales System zur Verwaltung von Buch- und Non-Book-Daten, Spezifikationen und Preisen, und zur Terminplanung.
Mit dem STREAM Cloud-Angebot von Klopotek fand der Verlag eine leicht zugängliche Lösung, die skalierbares Wachstum unterstützt und das Unternehmen auf Branchenanforderungen wie ONIX-Messaging im Kontext der EUDR-Compliance vorbereitet.
Anna-Selina Sander, Supply Chain Manager, Roll & Play
Wichtigste Herausforderung:
Der Übergang von Tabellenkalkulationen zu einem integrierten, app-basierten Workflow
Ergebnis:
Ein zentrales System – höhere Effizienz und Vorbereitung auf skalierbares Wachstum und Automatisierung
Unternehmensgröße
8 Mitarbeitende
Ort
London,
GB
Implementierung
Klopotek STREAM Web- Apps
Strategisches Ziel
Zentralisierung & integrierter App-basierter Workflow
Herausforderung / Probleme
Schnelles unternehmerisches Wachstum bei ausufernden Tabellenkalkulationen und vertreuten Dokumenten
Dieser 'verstreute' Ansatz erschwerte es, Genauigkeit sicherzustellen, offizielle Versionen nachzuverfolgen sowie die Produktion und Non-Book-Produkte zu koordinieren – ein sehr wichtiges Segment für diesen Verlag. Die zentrale Herausforderung des Implementierungsprojekts bestand darin, alle bestehenden Daten in ein integriertes, app-basiertes System zu migrieren und die Workflows des Teams an diese neue, zentralisierte Umgebung anzupassen.
Lösung und Ergebnis
Skalierbares Wachstum im Verlag ermöglicht – einheitliche, zentrale Plattform für alle Titel, Metadaten, Assets und Spezifikationen
Diese Konsolidierung hat die Workflows gestrafft, die Zeit für die Dokumentensuche reduziert und Fehler minimiert. Das Team ist nun in der Lage, aktuelles und zukünftiges Wachstum effizient zu bewältigen – mit einem System, das bereit ist, Automatisierung und ONIX-Messaging für eine breiter gefächerte Distribution zu unterstützen.
Ergebnisse
Warum haben Sie sich für die Klopotek STREAM-Lösung in der Cloud entschieden und welche Prozesse wollten Sie im Verlagswesen verbessern, um skalierbares Wachstum zu sichern?
“Wir sind noch ein recht kleiner Verlag mit einer eher überschaubaren Publikationsliste. Aber das Unternehmen wächst – und damit auch unser Titelsortiment. Wir befanden uns also an dem Punkt, dass wir einen Ort brauchten, an dem alle Daten zu den Büchern gespeichert werden, und wir wollten die Tabellenkalkulationsphase hinter uns lassen. Wir produzieren außerdem viele Non-Book-Artikel, und es war uns wichtig, einen Platz zu haben, an dem alle Spezifikationen und Preise gespeichert werden."
"Wir suchten auch nach einer Möglichkeit, unsere Terminplanung zu optimieren, aber der wichtigste Bedarf war eine zentrale Datenbank statt einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente auf dem Server."
"Die Klopotek STREAM Apps erschienen uns sehr attraktiv: Sie passen zu unserem aktuellen Stand und liefern gleichzeitig die Werkzeuge, die wir für die nächste Wachstumsphase benötigen."
"Der nächste Schritt wird sein, ONIX-Messaging einzurichten, um EUDR-Daten an unseren Vertriebspartner zu liefern, da dies das bevorzugte Format ist."
Das Implementierungsprojekt läuft erst seit 6 Monaten – können Sie schon einige Erfolge nennen?
“Die meiste Zeit habe ich mit dem Title Life Cycle Manager gearbeitet. Alle unsere Titel sind jetzt in dieser App eingerichtet; wir haben einen zentralen Ort für Metadaten, die offizielle Version, Bilder usw., auf den alle zugreifen können, wenn sie nach 'the one truth' [Anmerkung: https://en.wikipedia.org/wiki/Single_source_of_truth ] suchen. Auch der Blurb Manager und der Classification Manager sind wichtig für die Pflege zentraler Metadaten. Nachdem wir nun einen großen Teil der Metadatenpflege erledigt haben, sparen wir Zeit und Ressourcen, da wir nicht mehr auf dem Server nach der neuesten Version von Cover, Text usw. suchen müssen. Alles befindet sich jetzt in STREAM, und jeder weiß, wo er nachschauen muss."
"Und wir sind jetzt in der Position, von dort aus auf die anderen STREAM Apps zu erweitern."
Können Sie uns etwas über das Onboarding und die Implementierung erzählen?
"Es war eine großartige Erfahrung. Die Onboarding-Sitzungen waren wirklich, wirklich gut. Wir haben uns viel Zeit für alle genannten Apps genommen: für den Title Life Cycle Manager, den Blurb Manager und den Classification Manager. Wir haben das mit Barbara Brüls gemacht, die wirklich ausgezeichnet war – sehr gründlich und geduldig, und sie hat alle meine Fragen beantwortet. Ich fühle mich nun sehr sicher und wohl im System. Und wir arbeiten bereits daran, unsere allerersten ONIX-Nachrichten zu konfigurieren, was sehr aufregend ist!"
Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Vorteile der STREAM-Apps im Vergleich zu anderen Lösungen?
“Ich finde die Apps intuitiv. STREAM konzentriert sich auf das Wesentliche, und im Workflow gibt es im Grunde nur einen klaren Weg. Es gibt einige unterschiedliche Navigationsmöglichkeiten, aber der Hauptprozess ist zentral. Das System zeigt einem: Das ist das, was du tun musst, um ans Ziel zu kommen. Man muss also im Prinzip nur einen Prozess lernen, und ich denke, das macht den Unterschied."
Welche zukünftigen Projekte stehen an?
"Das Thema ONIX-Aussendungen beschäftigt mich derzeit am meisten. Sobald wir die Konfiguration und das Timing der Exporte geknackt haben, könnten wir unsere Feeds auf weitere Händler ausweiten. Als kleines Unternehmen schätzen wir hilfreiche Optionen zur Automatisierung, und die Fähigkeit, den Standard für das Versenden von ONIX-Daten zu erfüllen – das wird ein großer Schritt sein, um mit mehr Partnern zusammenarbeiten zu können!"
"Ich muss mir noch die Production-App anschauen. Mein erster Eindruck ist, dass sie wirklich gut dafür ist, Spezifikationen miteinander zu vergleichen. Was wir in Zukunft für neue Projekte machen könnten, ist, sie zu nutzen, um auf frühere Spezifikationen zu verweisen – also als große Datenbank, die alles speichert, wie jede Auftragsbestätigung beim Drucker, alle Compliance-Daten usw."
"Und ich mag das Budgeting-Tool sehr, da ich selbst lange Zeit Budgets für Bücher erstellt habe. Als ich kurz eingeführt wurde, dachte ich: Das ist wirklich clever, und ich mag es sehr!"
"Frau Sander, vielen Dank für diese Einblicke; wir freuen uns darauf, weiterhin mit Ihnen auch an zukünftigen Herausforderungen zu arbeiten."
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