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Cloud-basierte Vertragsverwaltung leicht gemacht mit Klopotek STREAM

Mit den Web-Apps Contract 360°, Contract Manager und Contract Workflow Manager – alle nahtlos miteinander integriert

Vertragsverwaltung

Sind Sie im der Vertragsverwaltung, in der Rechteabteilung oder im Lektorat tätig? Dann können Sie jetzt optimierte Vertragsverwaltungsprozesse für sich nutzen: Mit dem Contract Manager profitieren Sie von einem Wizard, der Sie beim Einrichten neuer Vertragsdokumente workflowgesteuert unterstützt. Unsere smarte App Contract 360° steigert die Produktivität der Mitarbeiter*innen, die Honorar- und Vertragsdaten benötigen. Der Contract Workflow Manager ermöglicht eine einfache Erstellung und Verwaltung von Vertragsdokumenten.

Contract 360°
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Vollständige 360°-Sicht für Ihr Lektorat auf alle Vertragsdaten mit einem konfigurierbaren, Widget-basierten Dashboard

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Wichtige Leistungsmerkmale
  • 360°-Sicht auf alle Vertragsdaten für das Lektorat: Informations- und Jump-out-Zentrum zu anderen CRR-Applikationen, aber auch in den TEP-Bereich 

  • Moderne, leistungsstarke Such-Funktionalität

  • Kann auch Daten von Drittanbietern anzeigen

  • Lesezeichen, letzte Aktivitäten gespeichert 

  • Widgets können im persönlichen Dashboard angeordnet und angepasst werden

  • Widget-Familien für Vertrags-, Honorar- und Honorarempfänger-Daten

Ihre Vertragsinformationen auf einen Blick

Als Ihr wesentliches Einstiegs- und Kontrollzentrum für den Bereich Verträge und dazugehörige Honorare und Zahlungen an den Autor bietet Contract 360° den Lektorats-Mitarbeiter*innen Ihres Verlags eine vollständige 360°-Sicht auf alle Vertragsinformationen mit einem vollständig konfigurierbaren, Widget-basierten Dashboard.

 

Dieses leistungsstarke Tool verfügt über die Widgets Vertragspartner, allgemeine Vertragsinfos, Vorauszahlungen und Honorare (Grafik), Zahlungskonditionen und viele mehr.

 

Sie können Ihr Dashboard bearbeiten, indem Sie Widgets hinzufügen, und Sie können die Einstellungen bearbeiten: wie Sie die Informationen auf Ihrem Bildschirm sehen möchten. Jedes einzelne Widget kann geändert werden. So können Sie sie verschieben, zusammenklappen oder erweitern, um mehr Informationen zu sehen.

 

So beginnen Sie Ihren Arbeitstag – mit schnellem Zugriff auf wichtige Daten, auch zur Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen:

  • Nebenrechte, die Bestandteil von Erwerbsverträgen sind

  • Honorarregeln von Erwerbsverträgen

  • Erlös, der durch verkaufte Nebenrechte erzielt wurde

  • Verkaufte Rechte, die durch den Abschluss eines Vertrags erworben wurden

  • Verfügbare Rechte

Nachdem Sie alle relevanten Informationen überprüft haben, können Sie nun mit der Arbeit an ausgewählten Verträgen beginnen…

Contract Manager
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Der Contract Manager unterstützt die Lektoratsabteilung in den Prozessen, die mit dem Erwerb geistigen Eigentums verbunden sind – sei es von Autor*innen, Agenturen oder anderen Verlagen.

Eigenschaften und Leistungsmerkmale
  • Bietet eine klare Übersicht aller aktiven Projekte mit Statusinformationen zum Rechteerwerb, ausverhandelten Konditionen und Infos zu den monetären Aspekten der Vereinbarungen

  • Änderungen bei den Vertragsvereinbarungen werden vom System nachverfolgbar dargestellt; Follow-up-Aufgaben können ebenfalls nachverfolgt werden

  • Contract Wizard zur einfachen Erstellung neuer Verträge

  • Verträge können auch für Komponenten von Werken oder Produkten angelegt werden

  • Verantwortlichkeiten definieren, die Vertragspartner*innen und -gültigkeit sowie zugeordnete Produkte und Werke, den Lieferumfang, Zahlungen, Honorarkonditionen und Rechte bearbeiten

  • Mehrwerksverträge, um Zeit zu sparen

  • Vertragsmuster erstellen, die die Anlage neuer Verträge erleichtern

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Macht das Erstellen, Speichern und Verwalten von Vertragsvereinbarungen einfach und transparent

Der Contract Manager bietet eine klare Übersicht aller aktiven Projekte in diesem Bereich mit Statusinformationen zum Rechteerwerb, ausverhandelten Konditionen und Infos zu den monetären Aspekten der Vereinbarungen. Änderungen bei den Vertragsabkommen werden vom System nachverfolgbar dargestellt. 

Schnelle und direkte Interaktion, keinerlei Zeit- oder Informationsverlust
Die ausgefeilte und schnelle Such-Funktionalität des Contract Managers ist Stichwort-sensitiv und kann im Handumdrehen große Vertrags-Datenbanken durchsuchen. Was in ‘Meine letzten Aktivitäten’ und ‘Meine Lesezeichen’ gespeichert wird, steht Ihnen auch in der App Contract 360° zur Verfügung.

Schnell einen neuen Vertrag erstellen? Der Wizard macht es leicht
Mit der App Verträge zu erstellen, ist ein einfacher und klar strukturierter Prozess: Der Vertragsassistent ‚Contract Wizard‘ führt Ihre Anwender*innen durch alle Schritte, die hierfür erforderlich sind, von der Eingabe der Basisdaten über das Zuordnen der Vertragsparteien und Festlegen einer Agentur bis zum Hinzufügen von Werken oder Produktlisten und dem Bestätigen der Vertragsdaten.

Es ist auch möglich, Verträge für Komponenten von Werken oder Produkten zu erstellen, so dass Sie mit der App auch Abkommen für granulare Inhalte vereinbaren können.


Prozesse schneller machen: durch die Bearbeitung von Mehrwerkverträgen und die Nutzung von Vorlagen
Bei der Vertragsverwaltung können Sie – neben vielen weiteren Optionen – Verantwortlichkeiten definieren und die Vertragspartner*innen und -gültigkeit sowie zugeordnete Produkte und Werke, den Lieferumfang, Zahlungen, Honorarkonditionen und Rechte bearbeiten. Es ist auch möglich, den Vertragsstatus mit einem Tastendruck zu ändern.

Um Zeit zu sparen, ist es möglich, Vertragsmuster zu erstellen, die die Anlage neuer Verträge erleichtern.

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Der Contract Workflow Manager ermöglicht eine einfache Erstellung und Verwaltung von Vertragsdokumenten und stellt die Transparenz und Handhabbarkeit des Signierprozesses sicher. Änderungen an Vertragsdaten können durch den Vergleich der verschiedenen Vertragsversionen im System nachvollzogen werden.

Eigenschaften und Leistungsmerkmale
  •   Schnelle, flexible Erstellung von MS Word®-, PDF- und Open-Office-Dokumenten

  • Visuell klarer Vergleich von Vertragsversionen

  • Kundenspezifische Freigabeprozesse für Vertrags-Dokumente

  • Nachverfolgung und Einholung von Unterschriften von Vertragspartner*innen

  • Vollständige Prozessdokumentation von der Vertragsvorbereitung bis zur Unterschrifteneinholung und der abgeschlossenen Vereinbarung

  • Digitale Unterschrift: Integration mit DocuSign® (geleistete Unterschriften sind juristisch innerhalb der EU und in der Schweiz verbindlich)

  • Unterstützt für die Prozesse relevante Portale und Smartphone / Tablet Apps

  • Vollständig in Klopotek CR&R (Contracts Rights & Royalties) integriert (Klopotek Classic Line)

Digitale Unterschrift: Integration mit DocuSign®
Contract Workflow Manager

Den gesamten Vertragslebenszyklus verwalten und nachverfolgen

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Die Verbesserung von Vertrags-Workflows hilft Ihnen, Zeit zu sparen und vertrags- und rechtebezogene Informationen immer zur Hand zu haben.

Mit der Workflow-Tracking-Funktion des Contract Workflow Managers können Sie den Vertragsprozess vom ersten Entwurf bis zur Genehmigung und Unterschrift über definierte Workflows steuern, überwachen und dokumentieren.

  

Mit der App haben Sie auch die Möglichkeit, Vorlagen für den Vertragsdruck zu verwalten und Vertragsversionen zu vergleichen.    

Natürlich ist dieses Tool auch dafür geeignet, Vertragsdokumente optimal zu drucken.  

  

Von einer im Contract Manager abgeschlossenen Vereinbarung können Sie direkt in den Contract Workflow Manager wechseln, indem Sie auf das Symbol ‚Zu den Vertragsdokumenten gehen‘ klicken, das zum Arbeitsbereich ‚Vertragsdruck‘ führt.

Ein Workflow besteht aus mehreren Phasen, in denen eine oder mehrere Aufgaben von einer zuständigen Stelle erledigt werden müssen, bevor der Workflow in die nächste Phase eintreten kann. Es gibt eine Startphase, die automatisch gesetzt wird, wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, und eine Endphase, wenn der Workflow als abgeschlossen markiert wird. Workflows können individuell konfiguriert werden.

Vertragsdokumente können für einen einzelnen Vertrag oder als Massenvorgang erstellt werden. Für Letzteres suchen Sie nach allen Verträgen in einer bestimmten Vertragsphase, wählen alle aus und starten die Dokumentenerstellung.
 

Integration von DocuSign: (viel) schneller sein als die Post

DocuSign ist ein externes Tool, das es Ihnen ermöglicht, Vertragsdokumente an Ihre Autor*innen mit der Bitte um digitale Unterzeichnung zu übermitteln. Sie werden darüber informiert, ob die Unterschrift geleistet wurde. Übereinkünfte, die mithilfe von DocuSign gezeichnet wurden, sind innerhalb der EU und in der Schweiz rechtlich bindend. 

Da dieses Tool in den Contract Workflow Manager integriert wurde, können Autor*innen, die sich hierfür entschieden haben (diese Information speichern Sie im Geschäftspartner-Pool), Ihre Verträge digital unterzeichnen. Dies tun sie, nachdem sie von Ihnen eine Aufforderung per Email erhalten haben, oder über unsere STREAM-App Authors Online (der eigentliche Unterzeichnungs-Prozess findet im DocuSign-Portal statt). 

Wenn Sie einer Autorin oder einem Autor einen Vertrag übermitteln, können Sie auch andere in cC setzen, so dass auch diese Personen erfahren, ob das Angebot akzeptiert oder abgelehnt wird. Sobald ein Vertag gezeichnet wurde, gelangt das Dokument per Upload in das Klopotek DAM (Digital-Asset-Management-System), inklusive der Termine (Vertrag unterzeichnet am ...; Vertrag tritt in Kraft am ...). 

Den Unterschriftsprozess nachverfolgen

Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen für die Betreffzeilen und Texte Ihrer Emails zu verwenden, wenn Sie Verträge zur Unterschrift übermitteln, und nach Ablauf einer von Ihnen festgelegten Zeitspanne eine Erinnerung zu schicken (oder das Angebot zurückzuziehen), falls Sie keine Antwort erhalten sollten. 
 

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Umfassende Honorarkontoinformationen auf einen Blick

Der Royalty Accounting Manager wurde speziell entwickelt, um unseren Anwender*innen umfassende Informationen zu Honorarabrechnungen zur Verfügung zu stellen.

Klopotek STREAM für Verträge, Rechte und Honorare

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